Robotic Process Automation erfüllt zentrale Marktanforderungen
22. Januar 2024
Ein Case Study von Avnet, EMEA
Die Robotic Process Automation erfüllt zentrale Marktanforderungen – und das in digitaler Geschwindigkeit
Die einfache Automatisierung grundlegender Aufgaben mag nicht wie ein großer Sprung klingen, aber wenn diese Prozesse über mehrere Anwendungen und Abvteilungen hinweg durchgeführt werden, führt die kumulative Zeit- und Arbeitsersparnis zu enorm beeindruckenden Effizienzsteigevrungen, die sowohl dem Unternehmen als auch seinen Kunden zugutekommen.
Dem Ökonom Robert Boyce verdanken wir das höchst relevante Zitat: »Wissen ist Macht. Geteiltes Wissen ist multiplizierte Macht.« Dieses Zitat ist in der Logistik im Zeitalter von Industrie 4.0 besonders bedeutsam.
In dem Maße, in dem sich Unternehmen an moderne, schnelllebige Geschäftsumgebungen anpassen, indem sie sich transformieren, konvergieren und zunehmend digitale Architekturen einführen, ist die Menge an betrieblichen Informationen, die sie sammeln, zusammenstellen, analysieren und – wie Boyce vorschlägt – teilen und dann nutzen können, selbst aus den routinemäßigsten Prozessen, enorm.
Das Ergebnis dieser Verbreitung aus einem riesigen Datenpool sind bessere und schnellere Erkenntnisse und Reaktionen in Echtzeit. Beides sind wesentliche Messgrößen für moderne digitalisierte Lieferketten, die angesichts der erheblichen Störungen, die wir in den letzten Jahren beobachtet haben, stabiler und proaktiver sein müssen.
Digitale Grundlagen
Darüber hinaus können die Daten, sowohl in Echtzeit als auch in historischer Form, genutzt werden, um die Grundlage für Automatisierung, autonome Systeme und künstliche Intelligenz zu schaffen. Der Zeitpunkt könnte nicht besser sein. Wenn Industrie 4.0 durch Digitalisierung und Daten gekennzeichnet ist, dann wird sich Industrie 5.0 dadurch auszeichnen, wie wir diese Daten nutzen, insbesondere zur Ergänzung menschlicher Funktionen.
Es gibt zwar verschiedene Interpretationen von Industrie 5.0, aber sie betonen stets Daten und Automatisierung, insbesondere in Bezug auf die menschliche Perspektive. Dies ist der Punkt, an dem automatisierte Systeme und Autonomie eine immer wichtigere Rolle im täglichen Betrieb übernehmen werden. Dies ist keine exklusive Domäne für einige wenige Privilegierte. Grundlegende Automatisierung ist für viele zugänglich, wobei erfolgreiche Implementierungen in allen Dimenvsionen der Industrielandschaft entstehen.
Jeder Experte für die digitale Transformation wird dazu raten, mit den »niedrig hängenden Früchten« zu beginnen. Nehmen Sie zuerst die einfachen, erreichbaren Ziele ins Visier und nutzen Sie diese als Grundlage für eine umfassendere Umsetzung der umgestalteten Abläufe.
Einfache Software, starke Ergebnisse
Ein Beispiel dafür ist der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA). Dabei handelt es sich um eine einfache Software-Automatisierung, die Geschäftsprozesse auf der Grundlage einer Reihe einfacher Anweisungen nachahmen kann. Wenn Sie herausfinden wollen, ob RPA von Nutzen sein könnte, sollten Sie sich fragen:
a) Könnte ein Schulkind das tun?
b) und kann es ohne weitere Eingaben Ihrerseits ausgeführt werden?
Sie zielen auf Prozesse ab, die relativ leicht zu erlernen und auszuführen sind, sich wiederholen und konsistent sind – also alles, was typische menschliche Bediener eher ablehnen.
Es mag zwar wie ein rudimentärer Automatisierungsansatz erscheinen, aber die richtigen Daten – selbst aus dem einfachsten Datenpool – können in Verbindung mit dem passenden Tool zu bemerkenswert hohen Effizienzgewinnen führen, wie wir gleich noch erläutern werden.
Avnet setzt diese RPA-Tools in verschiedenen Rollen ein, wo sie zur Erfassung, Validierung und Analyse von Daten verwendet werden. Sie arbeiten kontinuierlich (rund um die Uhr), um die oft mühsamen Aufgaben des »Number Crunching« zu erledigen. Diese Aufgaben entlasten nicht nur den Menschen für wertschöpfende Tätigkeiten, sondern eliminieren auch das Risiko menschlicher Fehler, die sich bekanntlich in monotone, langweilige Aufgaben einschleichen können.
Avnet bezeichnet seine RPA-Tools als Avatar. Sie basieren auf der KOFAX-Software (UiPath für Finance) und werden vom Unternehmen als »digitale Assistenten, die mit Ihnen und für Sie arbeiten, um Ihre Effizienz und Effektivität zu steigern« beschrieben. Programmiert mit unkomplizierten Schritt-für-Schritt-Anweisungen (die Grundschüler befolgen könnten), erledigen sie traditionell manuelle Aufgaben, aber in einem digitalen Tempo. Hier kommen die erheblichen Effizienzgewinne ins Spiel. Ihre Einfachheit bedeutet jedoch auch, dass sie bestimmte Einschränkungen haben, die die Aufgaben, die sie ausführen können, begrenzen. Sie können keine gescannten Dokumente interpretieren, keine Farben oder Bilder erkennen, nicht lernen oder Erfahrungen sammeln und keine Entscheidungen auf der Grundlage von Erfahrungen treffen (zu den letzten beiden Punkten später mehr).
Vielfältige Fähigkeiten
Das Unternehmen setzt in seinen verschiedenen Abteilungen drei Arten von Avataren ein. Ein Katalog-Avatar ist ein Standard-RPA, der »on demand« angefordert werden kann, um einen bestimmten Prozess zu unterstützen. Bei Avnet gehören dazu Aufgaben wie die Neuplanung von Kundenaufträgen und die Verwaltung von Kundenrückständen, bei denen der Avatar die Kunden unterstützt.
Ein Hybrid-Avatar ist ein RPA, der mit Standardfunktionen beginnt und dann auf die Bedürfnisse eines bestimmten Kunden zugeschnitten wird. Ein Beispiel hierfür ist die Erstellung von PDF-Bestellungen, bei der der Avatar die Bestellfunktionalität mit einem auf die Bestellvorlage des Kunden zugeschnittenen Lesegerät kombiniert. Zentralisierte Avatare schließlich sind so konzipiert, dass sie Kernprozesse im Namen einer Abteilung ausführen. Aufgaben im Zusammenhang mit der Neufestsetzung von Preisen oder der Neufestsetzung des DPA dienen als Bespiele. Die Geschäftsbereiche Avnet Abacus, Avnet Silica und EBV Elektronik nutzen diese Avatare.
Die Zahlen lügen nicht
Avnet ist bei der Nutzung von RPA weit fortgeschritten. Seit der Implementierung von RPA im Geschäftsjahr 2018 setzt das Unternehmen 1.384 Business Avatare ein, die über 34.600 Arbeitsstunden bewältigten. 92 befinden sich derzeit in der Entwicklung, und weitere 400 wurden von verschiedenen Geschäftsbereichen identifiziert.
Um den Umfang ihrer Arbeit zu veranschaulichen hier ein Beispiel: So wurden im Rahmen der Preisdatenaktualisierung / Terminverschiebungen mehr als 730.000 Zeilen überprüft und mehr als 702.000 aktualisiert. Bei der Neueinteilung von Lieferplänen wurden im Geschäftsjahr 2023 mehr als 1 Million Lines geprüft und mehr als 136 000 aktualisiert.
Um die Effizienzgewinne zu verstehen, muss man sich vor Augen führen, wie schnell der Mensch arbeitet. Stellen Sie sich nun vor, diese Arbeit würde in digitaler Geschwindigkeit ausgeführt! Ein Mensch benötigt für die Aktualisierung von Preisdaten und Terminverschiebungen beispielsweise 50 Sekunden pro Zeile, während der Avatar 5mal schneller wäre. Dies lässt sich auch bei der Neueinteilung von Lieferplänen ähnlich darstellen. Multipliziert man diese Zeiteinsparungen mit der Anzahl der erwähnten Zeilen, werden die Effizienzgewinne deutlich. So sparten Geschäftsbereiche von Avnet im Geschäftsjahr 2023 jeweils mindestens 4000 Stunden ein. Dabei muss man betonen, dass die Avatare keine Menschen ersetzen, sondern Aufgaben übernehmen, die einfach aber zeitintensiv sind. Somit können sich die Menschen den wichtigen und anspruchsvollen Aufgaben widmen, die kein Avatar übernehmen kann.
Das Avatar-Programm ist zwar mit betrieblichen Verpflichtungen verbunden, aber die Kosten und die Wartung werden durch die Einsparungen in den Schatten gestellt. Das Team bei Avnet wendet etwa 25 % seiner Zeit für die Wartung auf, was deutlich unter dem Durchschnitt für RPA-Verwaltungsaufwand liegt.
Eine intelligentere Zukunft
Der nächste Schritt im RPA-Prozess besteht darin, die Fähigkeiten der Avatare auf der Grundlage der erfassten Daten weiterzuentwickeln. Einige Avatare verfügen bereits über erweiterte »denkende« Fähigkeiten, wodurch das Konzept weiter in den Bereich des maschinellen Lernens und der KI vordringt. Größere Autonomie ist nicht mehr weit entfernt.
Auch wenn einfache Werkzeuge, die einfache Aufgaben erfüllen, nicht wie eine Blaupause für unternehmensweite Effizienz erscheinen mögen, summieren sich die kleinen Gewinne schnell. Wenn man jede Stunde zwei Minuten einspart, bedeutet das 48 Minuten Einsparung im 24/7-Betrieb. Multipliziert man dies mit 365 Tagen, so entsprechen die 17.520 eingesparten Minuten 292 Stunden oder etwas mehr als zwölf 24-Stunden-Schichten. Man sollte bedenken, dass sich diese Einsparungen auf mehrere Prozesse und Abteilungen erstrecken.
Moderne Vertriebs- und Logistikunternehmen müssen sich schnell an die Anforderungen des heutigen industriellen Umfelds anpassen, wobei die Automatisierung eine zentrale Komponente dieser Entwicklung darstellt. Schnelligkeit, Reaktionsfähigkeit und Belastbarkeit sind entscheidende Kriterien, die berücksichtigt werden müssen, damit sich diese Unternehmen an häufige und unmittelbare Marktveränderungen anpassen können. Die RPA-Implementierung von Avnet erfüllt diese Anforderungen in erheblichem Maße und schafft eine solide Grundlage für zukünftige Fähigkeiten.
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